如果想讓會(huì)議取得成功,成立專門的臨時(shí)小組負(fù)責(zé)特別的工作,這樣可以做到分工明確,提高工作效率。我們可以先制定一個(gè)計(jì)劃,然后確定時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)、過(guò)程等。然后通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審查,指揮實(shí)施和規(guī)劃崗位。每年通常會(huì)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、季節(jié)特點(diǎn)、成本預(yù)算等設(shè)置不同類型的會(huì)議,如答謝客戶、員工總結(jié)、公司總結(jié)、企業(yè)聯(lián)盟、年終獎(jiǎng)、公司聚餐等。
毫無(wú)疑問(wèn),召開(kāi)會(huì)務(wù)是有目的的。這時(shí),就有必要弄清楚誰(shuí)是主角的目的。如果是老板、領(lǐng)導(dǎo)干部看到的,那就全看老板喜歡什么了。如果他喜歡莊嚴(yán),他就會(huì)策劃一個(gè)莊嚴(yán)的會(huì)務(wù)。如果他熱愛(ài)中國(guó)傳統(tǒng)文化,會(huì)務(wù)將更詩(shī)意、更如畫。(大多數(shù)會(huì)務(wù)也是老板的,所以先弄清楚老板喜歡什么)
假如老板不自戀,那就看其他人感興趣什么。職工就投票調(diào)查,消費(fèi)者就問(wèn)市場(chǎng)部門,依據(jù)會(huì)務(wù)受眾來(lái)明確會(huì)務(wù)的呈現(xiàn)方式是很重要的。
會(huì)務(wù)的策劃從活動(dòng)的初期就開(kāi)始,一直持續(xù)到實(shí)際活動(dòng)的舉行。事實(shí)上,會(huì)務(wù)結(jié)束后的幾周內(nèi),會(huì)務(wù)策劃者就整理好了細(xì)節(jié),并著手后續(xù)工作。會(huì)務(wù)的策劃包括與客戶緊密合作,設(shè)計(jì)一個(gè)活動(dòng),反映客戶的派對(duì)愿景,實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的目標(biāo)。雇傭一個(gè)專業(yè)的會(huì)務(wù)策劃人。公司客戶聘請(qǐng)專人策劃會(huì)務(wù)的各個(gè)方面,包括相關(guān)細(xì)節(jié)和運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目,并在整個(gè)會(huì)務(wù)活動(dòng)結(jié)束前對(duì)其進(jìn)行審核。
會(huì)議策劃的活動(dòng)計(jì)劃是其中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一。在活動(dòng)計(jì)劃中,要包括活動(dòng)的總體目標(biāo)、時(shí)間、形式、一般流程和費(fèi)用預(yù)算。需要準(zhǔn)確的分析和制備。如果你覺(jué)得你的活動(dòng)計(jì)劃更受歡迎,你也可以準(zhǔn)備更多的計(jì)劃方案,把它們備用。